บทความนี้ผู้เขียนจะมาสอนวิธีการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ สำหรับใช้เก็บข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลแบบสอบถาม แบบสำรวจ หรืออาจจะปรับประยุกต์ใช้เป็นแบบฟอร์มสำหรับลงทะเบียนออนไลน์ก็ได้

ฟรี ฟรี ฟรี

ในครั้งนี้เราจะใช้เครื่องมือที่มีชื่อว่า Google Form ซึ่งสามารถใช้งานได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมไปเพิ่มต้นทุนธุรกิจของคุณแน่นอน ทั้งนี้การใช้งานกูเกิ้ลฟอร์มนั้น ผู้ใช้งานหรือผู้ที่จะสร้างแบบฟอร์มจะต้องมีบัญชีของ Gmail หรือ Account ของ Google เสียก่อน ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานสร้างแบบฟอร์มผ่าน Web Browser ได้เลยโดยที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใดๆ ทั้งสิ้น

Google Form มีฟอร์มสำหรับเก็บข้อมรูปหลากหลายรูปแบบ โดยสามารถสร้างฟอร์มรับข้อมูลได้อยู่ 9 รูปแบบ และยังสามารถแทรกในส่วนของการออกแบบ ไม่ว่าจะเป็นการแทรกรูปภาพ วีดีโอ หรือข้อความส่วนหัวได้ ก่อนที่จะเริ่มสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ เรามารู้จักกับทั้ง 9 รูปแบบกันก่อน จะได้รู้ว่าแบบไหนจะตรงต่อความต้องการของเรามากที่สุดในการทำแบบฟอร์มออนไลน์

1. ข้อความ – เป็นฟอร์มสำหรับกรอกข้อความสั้นๆ ลงไปในช่องกรอก เช่น ชื่อ – นามสกุล หรือข้อมูลส่วนตัว เป็นต้น

2. ข้อความย่อหน้า – เป็นฟอร์มสำหรับกรอกข้อความยาวๆ ลงไปในช่องกรอก เช่น กล่องแสดงความคิดเห็น ข้อแนะนำ เป็นต้น

3. หลายตัวเลือก – เป็นฟอร์มสำหรับสร้างตัวเลือก โดยที่ผู้กรอกเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้น เช่น การเลือกช่วงอายุ หรือเลือกช่วงเงินเดือน เป็นต้น

4. ช่องทำเครื่องหมาย – เป็นฟอร์มสำหรับสร้างตัวเลือก โดยที่ผู้กรอกสามารถเลือกได้หลายตัวเลือก เช่น งานอดิเรก รู้จักเว็บไซต์นี้ได้อย่างไร เป็นต้น

5. เลือกจากรายการ – เป็นฟอร์มสำหรับสร้างตัวเลือกแบบ Drop-Down โดยผู้กรอกสามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้น เช่น เลือกสถานที่ เลือกจังหวัด เลือกประเทศ เป็นต้น

6. สเกล – เป็นฟอร์มสำหรับสร้างตัวเลือก โดยที่ผู้กรอกสามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียว ซึ่งจะเหมาะสำหรับการใช้งานประเภท การให้คะแนน โดยข้อมูลจะถูกเก็บเป็นตัวเลขเท่านั้น

7. ตาราง – เป็นฟอร์มสำหรับสร้างตัวเลือกในรูปแบบตาราง โดยที่ตัวเลือกเหล่านั้นจะถูกจัดอยู่ในตาราง ในแต่ละแถว ในแต่ละคอลัมน์ โดยที่ผู้กรอกสามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้น เหมาะสำหรับการสร้างแบบสอบถามที่มีการแบ่งหมวดหมู่เป็นลำดับ เช่น การสร้างแบบสอบถามความพึงพอใจ แบบประเมินการจัดฝึกอบรม

8. วันที่ – เป็นฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลรูปแบบวันที่ วัน/เดือน/ปี เช่น ฟอร์มใช้เก็บข้อมูลวันที่

9. เวลา – เป็นฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลรูปแบบเวลา เช่น ฟอร์มใช้เก็บข้อมูลเวลา

ในส่วนของการออกแบบนี้ หมายถึงการแทรกข้อความส่วนหัว แทรกรูปภาพ วีดีโอ และแทรกหน้าฟอร์มเพิ่มเป็น 2 หน้าหรือ 3 หน้าตามความต้องการ

1. ส่วนหัวของส่วน – หมายถึงการแทรกข้อความส่วนหัว หรือหัวเรื่อง ลงในแบบฟอร์ม

2. ตัวแบ่งหน้า – สร้างหน้าแบบฟอร์มเพิ่มขึ้นมาอีก 1 หน้า หรืออีกหลายๆ หน้าตามที่เราต้องการ

3. รูปภาพ – เราสามารถแทรกรูปภาพลงในแบบฟอร์มได้ โดยการอัพโหลดรูปภาพจากเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเลือกจาก URL,Google Drive ก็สามาถทำได้เช่นกัน

4. วีดีโอ – เราสามารถแทรกวีดีโอลงในแบบฟอร์มได้ โดยวีดีโอที่สามารถแทรกลงไปได้ ต้องเป็นวีดีโอที่ถูกอัพโหลดไว้บน Youtube

เริ่มต้นสร้างฟอร์ม

ก่อนที่จะเริ่มสร้างและออกแบบฟอร์มออนไลน์นั้น เพื่อให้การสร้างฟอร์มง่ายขึ้น ผู้เขียนเลยทำตัวอย่างแบบฟอร์มสำรวจความพึงพอใจในการให้บริการฯ เพื่อนำมาเป็นต้นแบบในการออกแบบฟอร์มออนไลน์ใน Google Form

หลังจากเรามีตัวอย่างฟอร์มที่เป็นต้นแบบแล้ว ขั้นตอนแรกให้ลงชื่อเข้าใช้ Google Account เพื่อเข้าไปใช้บริการของ Google กรอกอีเมล์และรหัสผ่านของบัญชี Google

เมื่อลงชื่อเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว หน้าเว็บของผู้ใช้งานจะกลับมายังหน้า Google search ให้ผู้ใช้งานคลิกไปที่ “App -> ไดรฟ์” เพื่อไปยัง Google Drive

ในหน้าของ Google Drive นั้นจะเป็นคลังเก็บไฟล์ออนไลน์ (เมื่อเราทำการสร้างฟอร์มเสร็จแล้ว ฟอร์มที่เราสร้างเสร็จจะอยู่ใน Google Drive)
ขั้นตอนที่สอง เริ่มต้นสร้างแบบฟอร์ม โดยไปที่ ใหม่ -> เพิ่มเติม -> Google ฟอร์ม

เมื่อเข้าสู่หน้าออกแบบฟอร์ม ขั้นตอนแรกให้ผู้ใช้งานตั้งชื่อแบบฟอร์ม โดยไปที่มุมซ้ายบน

ตั้งชื่อแบบฟอร์ม แบบสำรวจข้อมูลความพึงพอใจ เมื่อกรอกเสร็จให้คลิกที่ ตกลง

จากนั้นกรอกหัวข้อหลักของแบบสอบถาม และหัวข้อรองของแบบสอบถาม

ขั้นตอนต่อเป็นแทรกข้อความลงในแบบฟอร์ม ก่อนที่จะแทรกข้อความลงไปให้ทำการลบรูปแบบฟอร์มที่ถูกสร้างอยู่แล้วออกก่อนโดยคลิกที่ รูปถังขยะของรูปแบบฟอร์มนั้นๆ

ต่อไปเราจะมาเริ่มทำแบบฟอร์ม โดยจะเริ่มต้นออกแบบจากตอนที่ 1 ของแบบสอบถามตัวอย่าง ซึ่งการแทรกข้อความลงในแบบฟอร์มเราสามารถใช้รูปแบบที่เป็น ส่วนหัวของส่วนหัว และใช้รูปแบบฟอร์ม ที่สามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวนั้นก็คือรูปแบบ หลายตัวเลือก

วิธีการแทรกข้อความลงในแบบฟอร์มนั้น ผู้ใช้งานสามารถแทรกข้อความธรรมดาลงในแบบฟอร์มได้โดยเลือกที่ เพิ่มรายการ จากนั้นเลือกที่ ส่วนหัวของส่วน

แทรกข้อความที่ต้องการแสดงลงไป ตอนที่ 1 ข้อมูลทั่วไปของผู้ใช้งาน เมื่อแทรกข้อความเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ เสร็จ

ขั้นตอนต่อไป เราจะทำการเพิ่มรูปแบบฟอร์ม “หลายตัวเลือก” ที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูล บุคลากรนอกมหาวิทยาลัย, บุคลากรภายในมหาวิทยาลัย, นักศึกษา โดยให้ผู้กรอกนั้นสามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้น วิธีการเพิ่มฟอร์มให้ไปที่ เพิ่มรายการ -> หลายตัวเลือก

กรอกหัวข้อคำถามลงไปในช่อง หัวข้อคำถาม และกรอกข้อความลงในตัวเลือก หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จแล้วให้ ติ๊กถูกที่ช่อง คำถามที่ต้องตอบ เพื่อกำหนดให้ผู้กรอกต้องตอบคำถามข้อนี้ในลงแบบฟอร์ม เมื่อกรอกเสร็จแล้วให้คลิกที่ เสร็จ

หลังจากที่เราได้สร้างรูปแบบฟอร์ม หลายตัวเลือก ที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูล บุคลากรนอกมหาวิทยาลัย, บุคลากรภายในมหาวิทยาลัย, นักศึกษา ในตอนที่ 1 นั้น ในหน้าของการออกแบบ เราจะสังเกตุเห็นเครื่องหมาย * สีแดงปรากฏอยู่หลังหัวข้อคำถามเพื่อให้ผู้กรอกได้ทราบว่าเป็นคำถามที่ต้องการคำตอบ

ต่อไปเราจะมาออกแบบฟอร์มในตอนที่ 2 ของแบบสอบถามตัวอย่าง โดยการแทรกข้อความ “ส่วนหัวของส่วน” ของตอนที่ 2 นั้น เราจะไม่สร้างรูปแบบฟอร์มใหม่ แต่จะเป็นการทำสำเนาของรูปแบบฟอร์ม “ส่วนหัวของส่วน” ของตอนที่ 1 ขึ้นมาใหม่อีก 1 รายการและทำการแก้ไขและย้ายตำแหน่ง

วิธีการทำสำเนาใหม่ให้คลิกที่ รูปกระดาษซ้อนกัน ข้างหลังรูปแบบฟอร์มที่ต้องการทำสำเนา เราจะทำการทำสำเนาของ “ส่วนหัวของส่วน” ในตอนที่ 1

จากนั้นทำการแก้ไขข้อความ ให้เปลี่ยนเป็นตอนที่ 2 “ตอนที่ 2 ความพึงพอใจต่อการใช้บริการ…” เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ เสร็จ

หลังจากกดเสร็จสิ้นแล้ว รูปแบบฟอร์ม “ส่วนหัวของส่วน” ที่เราทำสำเนาขึ้นมาใหม่ จะปรากฏอยู่ด้านล่างของต้นฉบับที่เราได้ทำสำเนา

ต่อไป เราจะทำการย้ายตำแหน่ง “ส่วนหัวของส่วน” ของตอนที่ 2 ให้ลงมาอยู่ด้านล่างสุด วิธีการย้ายตำแหน่งนั้น เราสามารถคลิกเมาส์ค้างไว้ที่รายการนั้นๆ และลากเมาส์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

หลังจากปล่อยเมาส์ รายการนั้นๆ ก็จะถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่เราต้องการ

ขั้นตอนต่อไป ในส่วนของตอนที่ 2 ของแบบฟอร์มตัวอย่าง การเก็บข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบตาราง ซึ่ง Google form ก็สามารถเก็บข้อมูลในรูปแบบของตารางได้เช่นกัน ส่วนวิธีการสร้างรูปแบบฟอร์มนั้น ให้ไปที่ เพิ่มรายการ -> เส้นตาราง

จากนั้นให้เรากรอกหัวข้อคำถาม ซึ่งหัวข้อคำถามก็คือหัวข้อหลักของแต่ละตาราง ต่อไปให้กรอก ป้ายกำกับแถวแนวนอน นั้นก็หมายถึง หัวข้อย่อยในการประเมินของหัวข้อหลัก และคอลัมน์ก็คือค่าคะแนน ซึ่งวิธีการนี้สามารถนำไปสร้างทั้ง 3 ตาราง ที่อยู่ในตอนที่ 2 นั้นก็คือ ด้านโสตทัศนูปกรณ์ภายในห้อง, ด้านการให้บริการของเจ้าหน้าที่, ด้านการให้บริการห้องปฏิบัติการนวัตกรรม ส่วนวิธีการสร้างตารางทั้ง 3 นั้นใช้วิธีเดียวกันทั้งหมด

เมื่อกรอกข้อมูล หัวข้อคำถาม ป้ายกำกับ คอลัมน์ ลงในรูปแบบฟอร์มของตารางเสร็จสิ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปให้คลิกที่ “เสร็จ” และการสร้างตารางต่อไปนั้น เราจะทำสำเนาใหม่และแก้ไขข้อมูล หรือสร้างรายการ “เส้นตารางใหม่” ขึ้นก็ได้

ตัวอย่างรูปแบบตารางตอนที่ 2 ของ Google form

ต่อไปในส่วนของ ตอนที่ 3 จะเป็นการแทรกรายการที่ใช้สำหรับกรอกข้อมูลเป็นตัวอักษรที่มีจำนวนมาก ซึ่งรูปแบบฟอร์มรับข้อมูลเราจะใช้เป็น ข้อความย่อหน้า

ในส่วนของข้อความ “ตอนที่ 3 ข้อเสนอแนะทั่วไป” ใช้รูปแบบรายการแบบ “ส่วนหัวของส่วน” เหมือนกับข้อความตอนที่ 1 และตอนที่ 2

ในการเพิ่มรายการกล่องข้อความนั้น ซึ่งรูปแบบฟอร์มรับข้อมูลแบบกกล่องข้อความกล่องใหญ่ ควรจะใช้เป็นรายการ “ข้อความย่อหน้า” การเพิ่มรายการเราสามารถเพิ่มได้ที่ เพิ่มรายการ -> ข้อความย่อหน้า

แทรกหัวข้อลงไปในช่องหัวข้อคำถาม จากนั้นกด เสร็จ
ในตัวอย่างแบบฟอร์มสำรวจ จะมีหัวห้อคำถามอยู่ 3 ข้อ โดยทั้ง 3 ข้อจะใช้วิธีการเพิ่มรายการรูปแบบเดียวกัน นั้นก็คือ ข้อความย่อหน้า

หลังจากออกแบบฟอร์มสำรวจแบบความพึงพอใจตามตัวอย่างที่ให้ไปเสร็จสิ้น ทีนี้เราลองมาเปลี่ยนมุมมองแบบฟอร์มที่เราได้สร้างไว้แล้วกันดีกว่า ว่ารูปร่างหน้าตาแบบฟอร์มที่เราได้ออกแบบไว้จะเป็นหน้าตาอย่างไร

หลังจากดูตัวอย่างฟอร์มที่เราได้ออกแบบแล้ว หากต้องการที่จะเผยแพร่หรือแชร์ให้กับผู้กรอก ให้คลิกที่ ส่งฟอร์ม

การส่งฟอร์มจะมีอยู่ 3 วิธี 1. ส่งลิ้ง 2. การแชร์ผ่าน Social 3. ส่งฟอร์มผ่าน E-mail

โดยวิธีที่ง่ายที่สุดคงจะเป็นวิธีที่ 1 คือการ Copy ลิ้ง และนำลิ้งแบบฟอร์มส่งไปเผยแพร่ให้กับกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการ

เสร็จเรียบร้อยสำหรับสิ่งที่ควรรู้ทั้งหมดในการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์โดยใช้ Google Form เราก็สามารถสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ได้ง่าย อีกทั้งข้อมูลยังถูกเก็บอยู่ในรูปแบบตาราง(spreadsheet) ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการแยกข้อมูล และยังมีเครื่องมือสำหรับสรุปผลให้อีกด้วย