เคยถามทีมงานแบบนี้หรือเปล่า?
27/05/2020
ต่อยอดงานวิจัย ไม่ ! ขึ้นหิ้ง “นวัตกรรมผ้ากันสารก่อภูมิแพ้ไรฝุ่น”
17/06/2020

คุยยังไงให้งานเสร็จ ?

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าธรรมชาติของการทำงานในองค์กรนั้น เป็นการร่วมกันทำงานของคนที่ถนัดด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นนักบริหาร นักวิชาการ โปรแกรมเมอร์ หรือดีไซน์เนอร์ก็ตาม แต่ละคนก็อาจจะมีวิถีการทำงานที่แตกต่างกัน บางครั้งก็เป็นเหตุให้สื่อสารกันยาก เข้าใจไม่ตรงกันบ้าง ทำให้การสื่อสารในทีมทำงานนั้น เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ๆ ต้องมีวิธีการพื้นฐานในสื่อสารกันไปมาระหว่างทีมที่ดีและเป็นกิจลักษณะ ซึ่งหนึ่งในวิธีสื่อสารที่พบเจอได้ในทุกทีมทำงานก็คือ “การประชุม” นั่นเอง

ในสายตาของหลาย ๆ คน อาจจะคิดว่า การประชุมเป็นสิ่งที่ทำให้เสียเวลา เอาเวลาไปคิดงาน ทำงานดีกว่าไหม ในขณะที่ความจริงแล้ว การประชุมนี่แหละ เป็นหนึ่งในตัวแปรสำคัญในการขับเคลื่อนทีมไปสู่ความสำเร็จของงานและองค์กร แต่ว่าจะต้องทำยังไงบ้างนั้น วันนี้เราจะมานำเสนอ 3 ขั้นตอนที่จะช่วยให้การประชุมทีมทำงานดีและใช้เวลาเหมาะสมค่ะ

1. แจ้งประเภทของการประชุม ก่อนเข้าประชุม
แปลกใจไหมคะว่าทำไมแค่การแจ้งประเภทการประชุมก่อนจะคุยกัน มันช่วยให้ประชุมได้ดีขึ้นยังไงบ้าง
ต้องออกตัวก่อนเลยว่า ในแต่ละทีมทำงาน มีชื่อเรียกการประชุมแต่ละแบบไม่เหมือนกัน ใช้เวลาแตกต่างกัน เพราะฉะนั้น การแจ้งประเภทของการประชุมให้คนเข้าร่วมทราบก่อน จะเป็นการตีกรอบเวลาคร่าว ๆ ให้อยู่ในช่วงที่เหมาะสมค่ะ ซึ่งขั้นตอนนี้ จะช่วยในเรื่องของการประหยัดเวลาได้อย่างดีเลยค่ะ ทีนี้เรามาดูกันดีกว่าว่าการประชุมทีมทำงานทั่วไป มีแบบไหนกันบ้างนะ ?

Ad-hoc Meeting : การประชุมเรื่องด่วน เฉพาะกิจ 
ระหว่างกระบวนการทำงานนั้น อาจจะมีปัญหาต่าง ๆ ที่เราและทีมไม่ได้คาดคิดไว้เกิดขึ้นเสมอ การประชุมแบบ Ad-hoc จึงเป็นการประชุมที่เหมาะสมสำหรับปัญหาด่วน ๆ โดยเฉพาะ การประชุมแบบ Ad-hoc นี้มักจะให้ผู้ที่เกี่ยวข้องและมีอำนาจในการตัดสินใจมาร่วมประชุมกัน เพื่อหาวิธีแก้ไข และลงมือปฏิบัติต่อไปได้อย่างรวดเร็ว

Recurring : การประชุมที่ทำเป็นประจำ
การประชุมแบบ Recurring นี้เป็นการประชุมเพื่อย้ำเตือนเป้าหมายของทีมไม่ให้หลงลืม เรียงลำดับความสำคัญของงานร่วมกัน อัพเดตแผนต่าง ๆ เพื่อวางแผนไปสู่เป้าหมายต่อไป ยกตัวอย่างเช่น การประชุมทีมทำงานประจำเมื่อเริ่มต้นรอบการทำงาน (Sprint) เพื่อวางแผนการทำงานในรอบนั้น ๆ ร่วมกันว่าทีมจะต้องมีการปรับตัว เรียงลำดับความสำคัญใหม่ เพื่อให้ตอบโจทย์สถานการณ์ในเวลานั้น ๆ

2. แจ้งวาระ และหัวข้อที่ชัดเจนเมื่อเริ่มการประชุม
ในการประชุมทีมทำงานนั้น จะมีประเด็นหลากหลายที่ผู้เข้าประชุมจะพูดถึงกัน เพราะฉะนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะมีการแจ้งวาระการประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวข้อมูล และเห็นภาพรวมของการประชุมว่าจะใช้เวลาเท่าไหร่ เพื่อให้ทีมได้มีการเตรียมข้อมูลมานำเสนอและพูดคุยในที่ประชุมได้เหมาะสมนั่นเองค่ะ

3. จดบันทึกข้อสรุปที่ได้ระหว่างประชุม
เคยได้ยินประโยคที่ว่า “จดดีกว่าจำ” กันมาบ้างไหมคะ ประโยคเป็นจริงมาก ๆ ในทีมทำงานค่ะ เพราะบ่อยครั้งที่การประชุมทีม ทุกคนจะมีการพูดคุยกันหลายประเด็นมากมาย ยิ่งงานใหญ่ การประชุมก็ยิ่งซับซ้อน แม้ว่าทุกคนที่เข้าร่วมประชุมจะเข้าใจตรงกันในแต่ละประเด็นแล้ว แต่ความจำก็ยังเป็น Human Error อาจจะจางหายหรือคลาดเคลื่อนได้ เพราะฉะนั้น การให้ทุกคนที่เข้าประชุม มีการจดบันทึกว่าใครจะรับผิดชอบอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร เป็นลายลักษณ์อักษร ก็เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมประชุมนั้นเข้าใจตรงกัน เมื่อออกจากห้องประชุมไปค่ะ ถ้าจะให้การประชุมโปร่งใสขึ้น ก็ควรมีคนบันทึกการประชุม และกระจายให้ทุกคนในทีมเข้าถึงได้ เพื่อป้องกันการเข้าใจผิด อีกทั้งยังเป็นการฝึกฝนวินัยในการทำงานเป็นทีมที่ดีอีกด้วย

ไม่ว่าสมาชิกในทีมจะมีพรสวรรค์หรือฝีมือขนาดไหนก็ตาม ถ้าเราไม่มีการสื่อสารที่ดี งานที่ทำออกมาอาจจะไม่ตอบโจทย์ตามที่ทีมออกแบบกันไว้ ทำให้ต้องเสียเวลาในการแก้ไข ดังนั้นการการประชุมเพื่อสื่อสารให้ทีมเข้าใจและเห็นภาพเดียวกัน จึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพื่อประหยัดเวลาการทำงานให้ได้มากที่สุดนั่นเอง ดั่งสำนวนที่ว่า Don’t work hard, but work smart !