คำก็มีน้ำเสียง

น้ำเสียงในภาษาเขียนก็มีนะจ๊ะ เคยสังเกตกันหรือเปล่าว่าคุณหรือคนรอบข้างคุณใช้คำทุกวันนี้อย่างไร  แล้วคุณรู้สึกอย่างไรที่ได้อ่านหรือได้ยินคำเหล่านั้น  เคยมีประสบการณ์ “เขียนเหมือนสั่ง” หรือไม่ ว่าเป็นอย่างไร  ผู้เขียนได้ไปอ่านพบคำถามของดร.ชนกพร พัวพัฒนกุล อาจารย์ประจำคณะศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล ที่น่าสนใจมาจึงอยากมาแชร์ให้ชาวอิ๊นท์ได้ทราบกัน

คำถามคือ

ย่อหน้าสรุปที่เหมาะจะใช้ใน “จดหมายเชิญคณบดี/หัวหน้ามาเป็นประธานในพิธีปิดการอบรม” ควรจะเป็นข้อไหน ใครตอบได้บ้างคะ

อ่านแต่ละตัวเลือกแล้ว รู้สึกอย่างไรกันบ้างคะ  แล้วตอบอะไรกันบ้างคะ

จะเห็นได้ว่าเขียนต่างกัน ก็ได้อรรถรส หรือง่ายๆ คืออารมณ์ ต่างกัน

ไหนๆ ก็ได้แตะเรื่องการเขียน “จุดประสงค์ของเรื่อง” ซึ่งหลายๆ ท่านอาจคุ้นเคยหากเคยเขียนหนังสือติดต่อราชการมาแล้ว จึงรวบรวมข้อความที่ท่านอาจนำไปใช้ประโยชน์ได้ ดังนี้

จุดประสงค์ของเรื่องที่เป็นลักษณะ คำแจ้ง ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ผู้รับหนังสือทราบ อาจใช้ข้อความในทำนองดังต่อไปนี้

• จึงขอแจ้งให้ทราบไว้ล่วงหน้า
• จึงเรียน/กราบเรียนมาเพื่อทราบ
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
• จึงกราบเรียนมาเพื่อโปรดทราบ

จุดประสงค์ของเรื่องที่เป็นลักษณะ คำอธิบายหรือคำชี้แจง ซึ่งมีความมุ่งหมายเพื่อให้ผู้รับหนังสือเข้าใจโดยถูกต้อง หรือเข้าใจแจ่มแจ้งยิ่งขึ้น อาจใช้ข้อความในทำนองดังต่อไปนี้

• จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อขอได้โปรดเข้าใจตามนี้ด้วย
• จึงขออธิบายความหมายของคำดังกล่าวมาเพื่อให้เข้าใจโดยถูกต้องต่อไป
• จึงเรียนซ้อมความเข้าใจมาเพื่อจักได้ปฏิบัติให้ถูกต้องต่อไป
• จึงกราบเรียนชี้แจงข้อเท็จจริงมาเพื่อโปรดทราบ

จุดประสงค์ของเรื่องที่เป็นลักษณะ คำยืนยัน ซึ่งมีความมุ่งหมายเพื่อให้ผู้รับหนังสือแน่ใจ  อาจใช้ข้อความในทำนองดังต่อไปนี้

• จึงเรียนยืนยันมาเพื่อโปรดทราบ
• จึงขอเรียนยืนยันข้อตกลงดังกล่าว ณ ที่นี้
• จึงเรียนยืนยันมาเพื่อขอให้ปฏิบัติตามเดิม
• จึงขอเรียนยืนยันนโยบายดังกล่าวมาเพื่อถือปฏิบัติต่อไป

จุดประสงค์ของเรื่องที่เป็นลักษณะ คำขอ ซึ่งมีความมุ่งหมายเพื่อให้ผู้รับหนังสือพิจารณา หรือดำเนินการ หรือให้ความร่วมมือ หรือให้ความช่วยเหลือ อาจใช้ข้อความในทำนองดังต่อไปนี้

• จึงเรียนเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุญาตด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง
• จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดนำเสนอคณกรรมการพิจารณาอนุมัติด้วย จะขอบคุณมาก
• จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดให้ความร่วมมือในการนี้ตามสมควรด้วย จะขอคุณมาก
• จึงเรียนขอความกุณามาเพื่อโปรดไปเป็นวิทยากรในการฝึกอบรมดังกล่าวด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง

จุดประสงค์ของเรื่องที่เป็นลักษณะ คำถามหรือคำหารือ ซึ่งมีความหมายเพื่อขอทราบเรื่อง หรือความประสงค์หรือความเห็นจากผู้รับหนังสือ อาจใช้ข้อความในทำนองดังต่อไปนี้

• จึงเรียนมาเพื่อขอทราบความประสงค์ของท่านว่าจะให้ดำเนินการอย่างไรในเรื่องนี้ ขอให้ได้โปรดแจ้งให้ทราบด้วย จะขอบคุณมาก
• จึงเรียนมาเพื่อขอทราบว่าท่านจะไปร่วมงานนี้ได้หรือไม่ ขอได้โปรดแจ้งให้ทราบด้วย จะขอบคุณมาก
• จึงเรียนมาเพื่อขอทราบว่า ท่านตกลงยินยอมรับเงื่อนไขดังกล่าวหรือไม่ ขอได้โปรดแจ้งให้ทราบด้วย
• จึงขอเรียนหารือมาว่า ในกรณีดังกล่าวข้างต้น ควรจะดำเนินการประการใด ขอได้โปรดแจ้งให้ทราบด้วย จะขอบคุณมาก

จุดประสงค์ของเรื่องที่เป็นลักษณะ คำสั่งหรือคำกำชับ ซึ่งมีความมุ่งหมายให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตาม อาจใช้ข้อความในทำนองดังต่อไปนี้

• จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไปด้วย
• จึงเรียนมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
• จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้ปฏิบัติให้ถูกต้องต่อไป
• จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้สังวรระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก

จุดประสงค์ของเรื่องที่เป็นลักษณะ คำเตือน ซึ่งมีความมุ่งหมายเพื่อให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติในเรื่องที่จะต้องดำเนินการ อาจใช้ข้อความในทำนองดังต่อไปนี้

• จึงขอเรียนเตือนมา
• บัดนี้ล่วงเลยมานานแล้ว ยังไม่ได้รับรายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้แต่ประการใด จึงขอเรียนเตือนมา
• บัดนี้ถึงกำหนดชำระค่า…แล้ว จึงขอเรียนเตือนให้ท่านนำเงินไปชำระโดยด่วน
• จึงเรียนเตือนมาเพื่อโปรดเร่งดำเนินการเรื่องนี้ให้แล้วเสร็จโดยด่วนด้วย

จุดประสงค์ของเรื่องที่มีหลายลักษณะรวมกัน วึ่งมีความมุ่งหมายหลายประการรวมกัน จะต้องแจ้งจุดประสงค์ให้ครบถ้วนทุกประการตามที่ต้องการ อาจใช้ข้อความในทำนองดังต่อไปนี้

• จึงเรียนมาเพื่อทราบ และถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
• จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอได้โปรดไปร่วมประชุมตามวัน เวลา และ สถานที่ดังกล่าวด้วย
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาและแจ้งผลให้ทราบด้วย จะขอบคุณมาก
• จึงเรียนมาเพื่อทราบ ส่วนกำหนดการประชุมคณะกรรมการดังกล่าว จะได้เรียนให้ทราบอีกชั้นหนึ่ง

การใช้คำในเขียนหนังสือราชการนั้นยังมีรายละเอียดอื่นๆ เช่น การใช้คำหน้าคำนาม หลักการเขียน

การใช้คำนำหน้านามในหนังสือ

ประเภทคำนำหน้า
1. นำด้วยคำว่า ตัวอย่าง นาย นาง นางสาว
2. นำด้วยฐานันดรศักดิ์ ตัวอย่าง ม.ร.ว.แสงสูรย์ ลดาวัลย์
3. นำด้วยบรรดาศักดิ์ ตัวอย่าง ท่านผู้หญิงบุตรี วีระไวทยะ
4. นำด้วยยศทหาร หรือ ตำรวจ ตัวอย่าง พลเอก สุรยุทธ์ จุลนานนท์
5. นำด้วยตำแหน่งทางวิชาการ ตัวอย่าง ศาสตราจารย์สุรพล นิติไกรพจน์
หมายเหตุ
1. ดร.ไม่ใช่คำนำหน้านาม แต่เป็นการแสดงคุณวุฒิการศึกษา จึงอนุโลมให้ใช้คำขึ้นต้นเป็น ดร. ในวงการศึกษาทั้งหมด แต่ถ้าเป็นบริษัทไม่ต้องใส่
2. นายแพทย์ แพทย์หญิง คืออาชีพ จะไม่ให้กับคำนำหน้านาม

โดยให้เรียงลำดับก่อน-หลัง ดังนี้
1. ตำแหน่งทางวิชาการ
2. ยศ
3. บรรดาศักดิ์
4. ฐานันดรศักดิ์
5. ชื่อ

ตัวอย่างเช่น

ศาสตราจารย์ พลเอก หม่อมราชวงศ์…………
รองศาสตราจารย์ ท่านผู้หญิง หม่อมเจ้า…………

หลักการเขียน

ใคร ทำอะไร เมื่อใด ที่ไหน อย่างไร เท่าใด เพราะอะไร

ตัวอย่างเช่น
ด้วยสถาบันบริหารจัดการเทคโนโลยีละนวัตกรรม มหิดลกำหนดจัดฝึกอบรมเรื่อง Content Strategy ในวันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2562 เวลา 09.00-16.00 น. ณ ห้องประชุม OSM 1 ให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในสถาบันบริหารจัดการเทคโนโลยีละนวัตกรรม จำนวน 20 คน เพื่อส่งเสริมความรู้ ความเข้าใจ เกี่ยวกับการสร้างสรรค์เนื้อหาเพื่อการนำไปใช้ได้อย่างถูกต้องและเป็นประโยชน์

ทิ้งท้ายก่อนจบการแชร์นี้คือ  เวลาเราอ่านหรือฟังคำจากผู้อื่นเราก็อยากได้ฟังดีๆ  ลองเลือกใช้คำดีๆ และที่สำคัญคือเหมาะสมกับกาลเทศะ เวลาเขียน พูดหรือสื่อสารกับบุคคลอื่นดูนะคะ

ภาพจาก https://www.facebook.com/MayChanokporn/photos/a.180885852280257/840226059679563/?type=3&theater

ข้อมูลอ้างอิง การเขียนหนังสือราชการ : ความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อราชการ สำนักงาน ก.พ. https://www.ocsc.go.th/sites/default/files/document/ocsc-2017-eb10.pdf